KLACHTEN

 

Klachtprocedure Stichting Sociale Raad in Woord en Daad

 

U hebt een klacht

U bent niet tevreden over de wijze waarop u behandeld bent. Soms is een klacht een zwaar woord, maar de manier waarop de dingen gegaan zijn zit u gewoon niet lekker. Blijf daar niet mee zitten, maar maak het bespreekbaar. In feite is een klacht een gratis advies van u aan de stichting Sociale Raad in Woord en Daad.

 

Uw klacht kan betrekking hebben op de gedraging van de stichting Sociale Raad in Woord en Daad dan wel op de gedraging van de betrokken vrijwilliger(s)

 

Hoe dient u de klacht in?

 

Heeft de klacht betrekking op de betrokken vrijwilliger(s) bespreek uw ontevredenheid dan eerst met hen en probeer in goed overleg tot een oplossing te komen. Lukt dit niet dan kunt u de klacht voorleggen aan het bestuur van de stichting middels de op de website vermelde contactmogelijkheid.

 

Heeft de klacht betrekking op de stichting dan dient de klacht te worden voorgelegd aan de voorzitter van de stichting. De fungerend voorzitter staat vermeld op de website. Tijdens de afwezigheid van de voorzitter wordt zijn taak waargenomen door een van de overige bestuursleden.

 

De klachtverantwoordelijke bevestigt de klager schriftelijk dat de klacht in behandeling is genomen en dat hij binnen twee weken na indiening van de klacht schriftelijk een klachtafhandeling ontvangt. Blijkt deze termijn niet haalbaar, dan wordt de klager hier tijdig (in ieder geval voor het verstrijken van de hiervoor genoemde periode) schriftelijk bericht met vermelding van de reden van de vertraging en de termijn waarbinnen wel tot afhandeling van de klacht zal worden overgegaan.

 

 Afhandeling van klachten

 

De klachtverantwoordelijke:

 

a. Bekijkt de klacht en verzamelt eventuele relevante informatiebehandelaar

b. Wint eventueel nadere informatie in bij de klager en de beklaagde

c. Bespreekt de klacht met een of meerdere bestuursleden

d. Komt tot klachtafhandeling

e. Informeert de klager schriftelijk en gemotiveerd over de klachtafhandeling

f. Legt de klachtafhandeling vast in het klachtendossier

g. Onderneemt actie voor zover de klachtafhandeling daartoe aanleiding geeft.

 

Klachtendossier

 

Het klachtendossier legt alle gegevens van een klacht vast:

 

• De NAW-gegevens van de degene die een klacht kenbaar heeft gemaakt
• De datum waarop de klacht is ingediend
• Een omschrijving van de klacht
• De Datum van binnenkomst en de wijze van afhandeling van de klacht
• De eventueel gevoerde correspondentie met betrekking tot de klacht
• De status van de klacht (in behandeling/afgehandeld)

 

Klachtenbeheer

• Het klachtdossier wordt gedurende een periode van 5 jaar bewaard nadat de klacht is afgehandeld.
• De klacht(en) word(t)(en) centraal geregistreerd om ervoor te zorgen dat vergelijkbare klachten, vergelijkbare oplossingen krijgen. Deze registratie wordt tevens gebruikt om daar waar nodig preventieve maatregelen te nemen.